Elektronisch ondertekenen is sinds de Covid-19 uitbraak in 2020 in een stroomversnelling terechtgekomen. Voor veel organisaties in de Benelux is digitaal ondertekenen dan ook bekend terrein of staat het als een belangrijk punt op de agenda. Met de elektronische handtekening kan iedere werknemer, van een accountant tot aan een HR manager en van een secretaresse tot aan een medewerker inkoop sneller dan ooit noodzakelijke handtekeningen verkrijgen, terwijl ze nog steeds aan strikte wettelijke vereisten voldoen. Een dergelijke oplossing kan gebruikt worden voor het ondertekenen van ieder document waar een handtekening voor vereist is.

Met de elektronische handtekening van ValidSign ondertekenen eindgebruikers documenten digitaal met de geavanceerde- en de gekwalificeerde handtekening. Tijdens het zetten van de handtekening wordt middels elektronische gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt  een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet.

Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en verkrijg je de benodigde handtekeningen binnen een aantal minuten in plaats van dagen of weken. Toch zijn er nog een aantal andere manieren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. In deze blog licht ik de drie belangrijkste manieren toe.

Van accordering naar digitale ondertekening

De twee bovengenoemde elektronische handtekeningen zijn zoals gezegd rechtsgeldig en net zo veilig of in sommige situaties veiliger dan de natte handtekening. Toch zijn er nog teveel organisaties die ondanks het feit dat zij al digitaal ondertekenen, een aantal type documenten nog steeds (laten) accorderen. Een eindgebruiker kan allereerst de accordering van zijn of haar documenten elimineren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van de elektronische ondertekening te versterken.

Bij het accorderen van een document, ben je voor de bewijslast afhankelijk van een logbestand in een derde applicatie. Je hebt hier te maken met een zogeheten vendor lock-in. Een vendor lock-in maakt in dit geval, de accountant en zijn klant afhankelijk van het portaal waarin wordt geaccordeerd. Dit is vooral voor de klant erg omslachtig omdat hij of zij niet onafhankelijk van dit platform het geaccordeerde document na afloop kan inzien.

Door ieder te ondertekenen document via jouw digitaal ondertekenplatform te laten verlopen, kun je aan de hand van een laagdrempelig ondertekenverzoek via e-mail , ieder document (laten) ondertekenen zonder klanten te moeten voorzien van inloggegevens. Daarnaast wordt het ondertekende document als PDF met het bewijsdocument aangeleverd  en kun je onafhankelijk van het ondertekenplatform, de documenten laten valideren. Dit is dus niet alleen laagdrempeliger dan accorderen, het zorgt ook voor een veilig gewaarborgd rechtsgeldig document.

Identificatie en authenticatie

Een belangrijk onderdeel van het elektronische ondertekenproces is de verificatie van de identiteit van de ondertekenaars, die voorafgaand aan de ondertekening plaatsvindt. Als het gaat om interne ondertekenaars kan dit natuurlijk snel en veilig geregeld worden, maar hoe verifieer je de identiteit van klanten voor een ondertekening? Dit kan je doen door face-to-face de verificatie van identiteit op locatie te doen, zodat hij of zij bij een mogelijk ondertekenmoment kan steunen op enkel het e-mail adres en telefoonnummer van de klant om zijn of haar identiteit te controleren. Je zult je klanten dus bij jou op kantoor moeten uitnodigen. Zeker in een tijd als deze, waarin de 1,5 meter maatregel en het dragen van een mondkapje verplicht zijn, is dit niet de meest efficiënte manier om de identiteit van jouw klant te verifiëren. Daarom is de tweede manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen “verifieer de identiteit van jouw externe ondertekenaars middels een extra authenticatiemethode.

Een belangrijk onderdeel van het elektronische ondertekenproces is de verificatie van de identiteit van de ondertekenaars, die voorafgaand aan de ondertekening plaatsvindt.

Een extra authenticatiemethode biedt jou als eindgebruiker van de elektronische handtekeningoplossing de mogelijkheid om de identiteit van klanten en andere externe ondertekenaars, op basis van bepaalde factoren te verifiëren. De meeste organisaties maken gebruik van e-mail- en SMS authenticatie, zoals eerder is genoemd, maar ValidSign biedt nog een aantal extra authenticatiemethodes, waarmee je net een tandje dieper gaat. De verschillende authenticatiemogelijkheden waaronder DigiD, iDIN, eHerkenning en Bank ID zijn geïntegreerd met ValidSign zodat de ondertekenaar automatisch doorgestuurd wordt vanuit het ondertekenplatform, zonder extra handelingen te hoeven verrichten. Het verificatieproces wordt op deze manier op een gebruiksvriendelijke manier enorm versterkt.

DigiD is een van deze authenticatie mogelijkheden. Met het DigiD systeem kunnen Nederlandse overheidsinstanties online iemands identiteit verifiëren. ValidSign heeft een integratie met DigiD gemaakt zodat klanten in de Overheidsmarkt hun ondertekenaars kunnen identificeren.

eHerkenning daarentegen is een veelgebruikte authenticatie  methode voor het verifiëren van de identiteit van ondernemers. Met de integratie tussen eHerkenning en ValidSign kan de identiteit van  ondernemers dus worden geverifieerd voordat zij een digitale ondertekening kunnen verrichten. Je weet dan zeker dat je met de juiste personen zaken doet.

Daarnaast biedt ValidSign nog de mogelijkheid om de identiteit van je ondertekenaars op basis van hun bankgegevens te verifiëren middels het bank authenticatie systeem iDIN. Met deze integratie kun je je ondertekenaars verplichten om in te loggen met hun bankgegevens. Dit is een veelgebruikte methode omdat bijna iedereen immers een bankrekening heeft.

Gestroomlijnde integratie

We zijn aangekomen bij de derde, en direct de laatste manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. Deze manier is er voornamelijk om het gebruikersgemak te bevorderen, maar het zorgt zeker voor een stukje extra veiligheid binnen het ondertekenproces. Door het ondertekenplatform bijvoorbeeld te integreren met jouw vertrouwde CRM-systeem, kun je het document inladen, ter ondertekening uitsturen en automatisch archiveren op de juiste plek in het CRM-systeem. Met meer dan 150 integraties is de ondertekenoplossing van ValidSign naadloos in te passen in jouw vertrouwde applicatie. Op deze manier kunnen documenten digitaal worden ondertekend, zonder het vertrouwde platform te hoeven verlaten. Daarnaast heeft jouw organisatie vanaf dat moment altijd een compliant dossier, aangezien de documenten geautomatiseerd worden teruggeplaatst op de juiste plek binnen het CRM-systeem.

Nu je weet hoe je de veiligheid en het gebruikersgemak van jouw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau tilt, begin je daar natuurlijk vandaag nog mee!