In onze vorige blog schreven we waarom het paraferen van digitaal ondertekende documenten onnodig is. Wij krijgen daar namelijk vaak vragen over. Vandaag in dezelfde categorie nog zo’n vraag: “Kan ik beter een plaatje van een (geschreven) handtekening of een standaard stempel gebruiken bij het zetten van een digitale handtekening”. Het antwoord is wederom simpel, het maakt niet uit voor de bewijskracht van het document. Toch zijn er wel redenen om te kiezen voor het stempel en niet voor de afbeelding van de handtekening.

Er kan gediscussieerd worden of een zichtbare handtekening in een digitaal document überhaupt nodig is, als er gebruik gemaakt wordt van een persoonlijk certificaat. Het is immers het certificaat, dat door validatie herleidbaar is naar de ondertekenaar. In veel mindere mate de afbeelding van de geschreven handtekening óf een stempel met de naam van de ondertekenaar. Die discussie hoeven we gelukkig niet te voeren, omdat zo ongeveer alle ondertekenoplossingen een vorm van een zichtbare handtekening in het document plaatsen en dat is maar goed ook. De validatie van digitale handtekeningen laat in veel pdf-lezers te wensen over, om nog maar niet te spreken over browsers. Dat doet helemaal niets af aan het feit, dát het document is ondertekend met een geldig persoonlijk certificaat. Het kan echter wel verwarrend werken voor de lezer van het document. Daarom is het prettig dat er ook nog ergens een zichtbare handtekening staat.

De eerste reden om voor het stempel te kiezen en niet de geschreven handtekening is vrij eenvoudig: het past beter bij het digitale ondertekenproces. Waarom zou je de handtekening die je eerst op papier gebruikte nu gaan inscannen om vervolgens digitaal te gaan gebruiken? Je kunt dit natuurlijk mooier vinden staan dan het stempel, maar vaak is de achterliggende reden toch angst voor verandering en het onbekende. Het is dezelfde reden, die gebruikt wordt bij het paraferen van documenten alvorens ze digitaal te ondertekenen: het is het toepassen van papieren gewoontes op een digitaal proces. Het stempel daarentegen is herkenbaar en laat duidelijk zien wat er is gebeurd en wanneer. Het is voor de lezer direct duidelijk, dat dit een digitaal ondertekend document is, ook als de handtekeningen niet direct gevalideerd kunnen worden.

Een digitaal ondertekende overeenkomst die wordt uitgeprint is waardeloos, behalve dan dat je hem fijn kunt vasthouden.

Dat brengt ons bij de tweede reden om het stempel te gebruiken. Hoe graag we het ook willen voorkomen, ook digitaal ondertekende documenten worden uitgeprint. Laten we in ieder geval vooropstellen, dat dit absoluut niet de bedoeling is. Een digitaal ondertekende overeenkomst die wordt uitgeprint is waardeloos, behalve dan dat je hem fijn kunt vasthouden. Je loopt alleen wel (beperkt) gevaar als er is gekozen om een handgeschreven handtekening te gebruiken in plaats van het stempel. Het is dan namelijk niet in één oogopslag duidelijk, dat het brondocument digitaal is. De kans dat je dit voor de rechter moet gaan bewijzen zal klein zijn en voor zover we weten bestaat daar ook geen jurisprudentie over, maar voorkomen is beter dan genezen. Gebruik je daarentegen het stempel, dan is direct duidelijk dat het uitgeprinte document onmogelijk de oorspronkelijk ondertekende overeenkomst kan zijn.

We weten dat er wat weerstand is binnen bepaalde beroepsgroepen tegen het gebruik van het stempel, omdat de handgeschreven handtekening an sich ook een bepaalde waarde en status vertegenwoordigd. Die waarde wordt vaak ontleend vanuit de beroepstitel. Laat die beroepstitel nou nét het unieke verschil zijn tussen een persoonlijk (organisatie)certificaat en een persoonlijk beroepscertificaat. Alleen jij als geregistreerd lid van dat beroep kunt er een krijgen. Dat vertegenwoordigt niet alleen een bepaalde waarde, maar beschermt de titel ook beter voor de toekomst.

Als je een persoonlijk (beroeps)certificaat gebruikt voor de digitale handtekening en het stempel voor de zichtbare weergave daarvan in een digitaal document, dan kan er eigenlijk niets misgaan met de bewijskracht van dat document. Daarom adviseren we altijd om het stempel te gebruiken.